Digify : un outil pour sécuriser l’envoi de documents

Digify est un service qui permet de protéger et « tracker » ses documents. Les deux principales fonctionnalités sont le partage de document par mail et la création d’un espace en ligne pour partager dossiers et documents appelé « Data Room ».

Les documents partagés peuvent être des PDF, des images, des vidéos et d’autres fichiers spécifiques, l’outil peut être utilisé pour un partage de fichier directement depuis un ordinateur ou via Drop box ou Google Drive.

Développé par une startup américaine qui s’est donné pour ambition de créer un service d’échange de documents sécurisés. Le service peut être utilisé pour transmettre ou envoyer des documents que vous souhaitez sécuriser.

Si vous souhaitez partager des textes, vidéos ou photographies dans le cadre de votre profession la plateforme vous permettra également de voir si les destinataires ont pu lire ou ouvrir les documents. L’outil fourni également le temps passé sur la lecture de chaque document.

Comment fonctionne l’outil ?

Le fonctionnement est assez simple en 5 étapes vous pouvez désormais sécuriser vos documents

1-Sélectionner le fichier à partager
2-Paramétrer les réglages de sécurité
3-Envoyer par email ou par liens les documents partagés
4-Les accès aux documents sont disponibles
5-Les statistiques des personnes qui ont consulté le document, sont disponibles en backoffice

Des fonctionnalités intéressantes pour chaque service

L’outil possède un nombre de fonctionnalités pour adapter la sécurisation du document en voici la liste :

  • Clic droit est bloqué sur tous les fichiers
  • Téléchargement du fichier optionnel, possibilité de l’activer ou le désactiver.
  • Tracking du nombre d’ouverture et durée de lecture du document.
  • Watermark optionnel pour les fichiers texte.
  • Possibilité de paramétrer les impressions (aucune, une seule ou à volonté).
  • Choix optionnel de l’expiration du fichier (après lecture ou fixer une date).

Un service évolutif, le partage de documents via une « Data Room » :

L’espace « Data Room » est plus adapté si l’on souhaite partager des dossiers ou séries de fichiers avec plusieurs partenaires, clients.

Il ne s’agit plus de paramétrer un document pour l’envoi par mail, mais un espace complet de stockage de données, avec les fichiers paramétrables en permanence. La « Data Room » c’est un espace disponible en permanence où l’on vient ajouter ou modifier des documents. Ces derniers peuvent être classés par dossier et l’on peut inviter ou retirer certains accès en permanence.

Les fonctionnalités sont identiques à l’envoi des documents par mail avec un accès aux statistiques en permanence. Pour ainsi pouvoir visionner qui consulte les documents, combien de temps, combien de consultations et également le nombre d’impression des documents si besoin.

Ce service est idéal si l’on souhaite dans un cadre professionnel transmettre un document identique à plusieurs personnes.

Quel est le prix du service ?

Une offre d’essai de 7 jours est disponible, l’outil est payant le premier service commence à 25$ et permet le partage de document par mail, le deuxième est à 50$ et lui permet le partage de document par mail et le stockage de la « Data Room », plus fonctionnel que le partage de mail.

Si vous souhaitez vous inscrire à Digify : https://digify.com/i/#/hCPG0A

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